서울 중구, 기록물 관리 ‘스마트 활용’ 전환

서울 중구(구청장 김길성)는 구민의 알 권리를 보장하고 행정의 투명성을 높이기 위해 인프라를 확충하고 기록물 관리 패러다임을 단순 보존·관리에서 스마트 활용으로 전환한다고 밝혔다.

구는 ‘2026년도 기록물관리 기본계획’을 수립하고 제2기록관 조성과 디지털 자산화 확대와 현장 중심 점검을 추진했다.

서소문동 소공누리센터 9층에는 349㎡ 규모의 제2기록관실을 조성했다. 훼손과 재난 위험으로부터 중요 기록물을 보호하기 위한 선제 조치다.

기록관에는 중요 기록물 전용 서가와 항온·항습 설비를 구축해 안정적인 보존 환경을 마련했다.

또한 화재와 침수 등 재난 상황에 대비해 기록물 보안과 재난대책을 강화했다. 전 부서에 기록물 관리 담당자를 지정하고 전문 교육을 실시했다. 재난 발생 시 중요 기록물의 대피 우선순위를 설정해 대응 체계를 구축했다.

구는 종이 기록의 디지털 전환에도 속도를 냈다. 중요 비전자기록물 DB 구축 5개년 사업이 2차년도에 접어들며 올해는 회현구역과 충정구역과 신당구역과 황학구역 등 재개발 관련 기록물을 중점적으로 디지털화했다.

대상 기록물은 색인 정비와 스캐닝을 거쳐 기록관리시스템에 구축됐다. 이를 통해 종이 문서를 일일이 찾아야 하는 불편을 줄이고 필요한 정보를 즉시 검색하고 활용할 수 있게 됐다.

이들 기록은 도시계획의 근거이자 구민의 생활과 재산권이 담긴 중요한 자산으로 DB 구축을 통해 멸실을 방지하고 활용도를 높였다.

현장 중심 점검도 강화했다. 부서와 동 기록관리 지도 점검을 통해 보존 환경과 보안 상태를 직접 확인하고 미흡 사항을 개선했다.

보존기간이 만료된 기록물은 기록물관리전문요원과 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존 가치를 재평가해 관리의 투명성을 확보했다.

구 관계자는 "기록물은 행정의 투명성을 증명하는 핵심 증거이자 중구의 역사를 담은 소중한 자산"이라며 "체계적인 보존 인프라와 빈틈없는 관리로 구민에게 신뢰받는 행정을 실현하겠다"고 밝혔다

서울앤 취재팀 편집